Hinweisgeberschutz-Richtlinie

Die Grupo Miramar verpflichtet sich zur Förderung einer Kultur der Integrität, Transparenz und Gesetzstreue und gewährleistet den Schutz von Personen, die Verstöße oder begründete Verdachtsmomente bezüglich Unregelmäßigkeiten melden, die im beruflichen Kontext erlangt wurden.

Diese Richtlinie wurde gemäß dem Gesetz Nr. 93/2021 vom 20. Dezember ausgearbeitet, das die allgemeine Regelung zum Schutz von Hinweisgebern festlegt, sowie gemäß der Gesetzesverordnung Nr. 109-E/2021 vom 9. Dezember in ihrer aktuellen Fassung, die die allgemeine Regelung zur Korruptionsprävention festlegt.

Der Meldekanal wird von der Serafim Silva – Actividades Hoteleiras, SA, Juristische Person Nr. 502856564, mit Sitz in der Rua Abel da Silva, n.º 36, Pederneira, 2450-060 Nazaré, verwaltet und umfasst die folgenden Einheiten:

• Miramar Hotel Spa & Apartments;
• Hotel Miramar Sul.

1. Welche Situationen können gemeldet werden?

Es können Handlungen oder Unterlassungen gemeldet werden, die bereits stattgefunden haben, laufend sind oder vernünftigerweise zu erwarten sind, sowie Versuche der Verschleierung, insbesondere im Zusammenhang mit:

• Korruption, unberechtigter Annahme oder Gewährung von Vorteilen;
• Veruntreuung, wirtschaftlicher Eigennutz im Geschäft, Erpressung, Machtmissbrauch, Rechtsbeugung oder Vorteilsgewährung;
• Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung;
• Öffentlichem Auftragswesen;
• Produktsicherheit und -konformität;
• Verkehrssicherheit;
• Umweltschutz;
• Lebensmittelsicherheit, Tiergesundheit und Tierschutz;
• Öffentlicher Gesundheit;
• Verbraucherschutz;
• Schutz der Privatsphäre und personenbezogener Daten;
• Sicherheit von Netz- und Informationssystemen;
• Finanziellen Interessen der Europäischen Union;
• Binnenmarktvorschriften, Wettbewerb, staatlichen Beihilfen oder Körperschaftsteuer;
• Gewaltkriminalität, besonders schwerer oder hochorganisierter Kriminalität;
• Interessenkonflikten, Betrug oder sonstigen Verstößen im Rahmen des anwendbaren Rechts;
• Repressalien im Zusammenhang mit der Einreichung einer Meldung.

Der Kanal kann auch Meldungen im Zusammenhang mit schwerwiegenden Verstößen gegen interne Richtlinien, den Verhaltenskodex oder die ethischen Grundsätze der Grupo Miramar entgegennehmen. Die Anwendung der gesetzlichen Regelung zum Schutz von Hinweisgebern hängt jedoch davon ab, ob die gemeldete Situation unter die anwendbare Gesetzgebung fällt.

Meldungen müssen auf Informationen basieren, die im beruflichen Kontext erlangt wurden, sowie auf ernsten und begründeten Annahmen zum Zeitpunkt der Meldung, dass die mitgeteilten Tatsachen der Wahrheit entsprechen.

Der Hinweisgeber muss keinen endgültigen Beweis für den Verstoß erbringen, sollte jedoch ausreichend begründete Informationen bereitstellen, um eine entsprechende Prüfung zu ermöglichen.

2. Wer kann eine Meldung einreichen?

Diesen Kanal können natürliche Personen nutzen, die im Rahmen einer aktuellen, früheren oder noch nicht begonnenen beruflichen Beziehung zur Grupo Miramar Informationen erlangt haben, insbesondere:

• Arbeitnehmer und ehemalige Arbeitnehmer;
• Bewerber und Personen, die an Rekrutierungsverfahren oder vorvertraglichen Verhandlungen beteiligt sind;
• Dienstleister, Auftragnehmer, Subunternehmer und Lieferanten;
• Personen, die unter der Aufsicht oder Leitung von Dienstleistern, Auftragnehmern, Subunternehmern oder Lieferanten handeln;
• Aktionäre und Mitglieder der Verwaltungs-, Geschäftsführungs-, Steuerungs- oder Aufsichtsorgane;
• Ehrenamtliche Mitarbeiter und Praktikanten, ob vergütet oder unvergütet.

3. Wie kann eine Meldung eingereicht werden?

Die Meldung kann namentlich oder anonym über folgende Wege eingereicht werden:

• Elektronisches Formular: über das Formular am Ende dieser Seite;
• E-Mail: denuncia@grupomiramar.pt;
• Telefon: 962 688 085;
• Postweg: Rua Abel da Silva, n.º 36, Pederneira, 2450-060 Nazaré, z. H. des Verantwortlichen für den Meldekanal, mit dem äußeren Vermerk „Vertraulich – Meldung“;
• Persönliches Treffen: auf Anfrage an denuncia@grupomiramar.pt oder telefonisch unter 962 688 085.

Um eine angemessene Prüfung zu ermöglichen, sollte die Meldung nach Möglichkeit Folgendes enthalten:

• Eine klare und detaillierte Beschreibung der Tatsachen;
• Relevante Daten und Orte;
• Die Identifizierung der beteiligten Personen oder Einheiten;
• Die Art und Weise, wie der Hinweisgeber von den Tatsachen Kenntnis erlangt hat;
• Verfügbare Dokumente, Nachrichten, Fotos oder sonstige Elemente, die bei der Analyse der Situation helfen können.

Mündliche Meldungen per Telefon oder in einem persönlichen Treffen werden mit Einwilligung des Hinweisgebers durch Tonaufnahme oder durch ein getreues Protokoll bzw. Transkript dokumentiert. Der Hinweisgeber hat die Möglichkeit, das Protokoll oder Transkript zu überprüfen, zu korrigieren und zu genehmigen.

4. Anonymität und Vertraulichkeit

Die Meldung kann anonym eingereicht werden.

Macht der Hinweisgeber Angaben zu seiner Identität, werden diese sowie Informationen, die Rückschlüsse darauf zulassen, vertraulich behandelt und sind nur den Personen zugänglich, die für den Empfang und die Nachverfolgung der Meldung zuständig sind.

Die Identität des Hinweisgebers darf nur offengelegt werden, wenn dies auf einer gesetzlichen Verpflichtung oder einer gerichtlichen Entscheidung beruht. Soweit gesetzlich zulässig, wird der Hinweisgeber vorab über diese Offenlegung und deren Gründe informiert.

Die Vertraulichkeitspflicht gilt gleichermaßen für die Identität der in der Meldung genannten Personen sowie für die während der Prüfung gesammelten Informationen.

Wenn die Meldung anonym erfolgt und kein Kontaktweg angegeben wird, ist es möglicherweise nicht möglich:

• Den Eingang der Meldung zu bestätigen;
• Klarstellungen oder zusätzliche Informationen anzufordern;
• Die ergriffenen Maßnahmen mitzuteilen;
• Das Endergebnis der Prüfung mitzuteilen.

5. Bearbeitung und Folgemaßnahmen der Meldung

Nach Eingang der Meldung wird die Grupo Miramar:

• Den Eingang innerhalb von maximal sieben Tagen bestätigen, sofern ein Kontaktweg vorhanden ist;
• Den Hinweisgeber klar und verständlich über die Anforderungen und Bedingungen für die Einreichung einer externen Meldung informieren;
• Die mitgeteilten Tatsachen unabhängig, unparteiisch und vertraulich prüfen;
• Zusätzliche Informationen oder Klarstellungen vom Hinweisgeber anfordern;
• Angemessene interne Maßnahmen ergreifen, um die Anschuldigungen zu überprüfen und gegebenenfalls den Verstoß zu beenden;
• Eine interne Untersuchung einleiten;
• Die Tatsachen den gesetzlich zuständigen Behörden übermitteln;
• Dem Hinweisgeber die vorgesehenen oder ergriffenen Maßnahmen und deren Begründung innerhalb von maximal drei Monaten nach Eingang der Meldung mitteilen.

Eine eventuelle Einstellung des Verfahrens erfolgt durch eine begründete Entscheidung.

Der Hinweisgeber kann jederzeit beantragen, dass ihm das Ergebnis der durchgeführten Prüfung mitgeteilt wird. Diese Information wird innerhalb von 15 Tagen nach Abschluss des Verfahrens erteilt, unbeschadet der Vertraulichkeitspflichten und gesetzlich anwendbaren Einschränkungen.

6. Schutz vor Repressalien

Jegliche Form von Repressalien gegen den Hinweisgeber, der in gutem Glauben und mit begründetem Anlass zu der Annahme, dass die Informationen wahr sind, eine Meldung im Rahmen der gesetzlich anwendbaren Bestimmungen einreicht, ist verboten.

Als Repressalie gilt jede Handlung oder Unterlassung, die direkt oder indirekt im beruflichen Kontext erfolgt, durch die Meldung veranlasst ist und dem Hinweisgeber unberechtigterweise materiellen oder immateriellen Schaden zufügt oder zufügen kann.

Das Verbot erstreckt sich auch auf Drohungen und Versuche von Repressalien.

Der Schutz kann sich auch erstrecken auf:

• Personen, die den Hinweisgeber vertraulich unterstützen;
• Arbeitskollegen oder Angehörige, die Repressalien ausgesetzt sein könnten;
• Juristische Personen oder Einheiten, die im Eigentum oder unter der Kontrolle des Hinweisgebers stehen;
• Einheiten, für die der Hinweisgeber arbeitet oder mit denen er beruflich verbunden ist.

Jede Person, die der Ansicht ist, Opfer von Repressalien im Zusammenhang mit einer Meldung zu sein, sollte die Situation unverzüglich über den Meldekanal melden.

7. Externe Meldung

In den im Gesetz Nr. 93/2021 vorgesehenen Fällen kann der Hinweisgeber eine externe Meldung bei der Behörde einreichen, die nach ihren Zuständigkeiten und Befugnissen für die betreffende Angelegenheit zuständig ist oder sein kann.

Zu den potenziell zuständigen Behörden gehören:

• Staatsanwaltschaft (Ministério Público);
• Kriminalpolizeiorgane;
• Unabhängige Verwaltungsbehörden;
• Generalinspektionen und gleichgestellte Einrichtungen;
• Öffentliche Institute;
• Kommunale Behörden;
• Öffentlich-rechtliche Körperschaften;
• Nationale Anti-Korruptions-Behörde (Mecanismo Nacional Anticorrupção).

Die direkte Inanspruchnahme eines externen Kanals ist insbesondere zulässig, wenn:

• Kein anwendbarer interner Kanal vorhanden ist;
• Der interne Kanal nur Meldungen von Arbeitnehmern zulässt und der Hinweisgeber diese Eigenschaft nicht besitzt;
• Begründete Annahmen bestehen, dass der Verstoß intern nicht wirksam untersucht oder behoben werden kann;
• Das Risiko von Repressalien besteht;
• Eine interne Meldung eingereicht wurde, ohne dass innerhalb der gesetzlichen Fristen Maßnahmen mitgeteilt wurden;
• Der Verstoß eine Straftat oder eine Ordnungswidrigkeit darstellt, die mit einer Geldbuße von mehr als 50.000 Euro bedroht ist.

Die Wahl der externen Behörde muss die Art des Verstoßes und die jeder Einrichtung gesetzlich zugewiesenen Befugnisse berücksichtigen.

8. Schutz personenbezogener Daten

Serafim Silva – Actividades Hoteleiras, SA ist der Verantwortliche für die Verarbeitung der über den Meldekanal erhobenen personenbezogenen Daten.

Personenbezogene Daten werden verarbeitet, um:

• Meldungen entgegenzunehmen und zu erfassen;
• Die mitgeteilten Tatsachen zu analysieren und zu untersuchen;
• Klarstellungen anzufordern und mit dem Hinweisgeber zu kommunizieren;
• Erforderliche Maßnahmen zu ergreifen, um Verstöße zu verhindern, zu beenden oder zu sanktionieren;
• Anwendbare gesetzliche Verpflichtungen zu erfüllen;
• Rechte in Verwaltungs-, Gerichts- oder Disziplinarverfahren auszuüben oder zu verteidigen.

Hauptrechtsgrundlage für die Verarbeitung ist die Erfüllung der im Gesetz Nr. 93/2021 und in der Gesetzesverordnung Nr. 109-E/2021 vorgesehenen rechtlichen Verpflichtungen.

Wenn Mitteilungen analysiert werden, die nicht direkt unter diese gesetzlichen Verpflichtungen fallen, kann die Verarbeitung auf dem berechtigten Interesse der Grupo Miramar beruhen, rechtswidriges oder ihren internen Richtlinien widersprechendes Verhalten zu verhindern, aufzudecken, zu untersuchen und zu korrigieren.

Sofern erforderlich, können folgende Daten verarbeitet werden:

• Identifikations- und Kontaktdaten;
• Informationen zum Berufsverhältnis;
• Beschreibung der gemeldeten Tatsachen;
• Identifizierung der beteiligten oder genannten Personen;
• Bereitgestellte Dokumente, Nachrichten, Fotos, Aufnahmen und sonstige Elemente;
• Während der Prüfung oder Untersuchung gesammelte Informationen.

Der Zugriff auf die Daten ist auf Personen beschränkt, die zur Entgegennahme und Bearbeitung von Meldungen befugt sind.

Sofern erforderlich, können die Daten übermittelt werden an:

• Gesetzlich zuständige öffentliche Behörden;
• Rechtsberater;
• Wirtschaftsprüfer;
• Experten oder Dienstleister, die für die Untersuchung erforderlich sind und Vertraulichkeits- und Datenschutzpflichten unterliegen.

Die Identität des Hinweisgebers sowie Informationen, die Rückschlüsse darauf zulassen, sind vertraulich und nur den für den Empfang und die Nachverfolgung der Meldungen zuständigen Personen zugänglich.

Personenbezogene Daten, die für die Bearbeitung der Meldung offenkundig unerheblich sind, werden nicht aufbewahrt und gelöscht, sobald ihre Unerheblichkeit bestätigt ist.

Meldungen und die entsprechenden Aufzeichnungen werden mindestens fünf Jahre lang aufbewahrt und unabhängig von dieser Frist für die Dauer anhängiger Gerichts- oder Verwaltungsverfahren im Zusammenhang mit der Meldung.

Die betroffene Person kann nach den gesetzlich anwendbaren Bestimmungen Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung oder Widerspruch gegen die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten verlangen.

Die Ausübung dieser Rechte kann eingeschränkt werden, wenn dies erforderlich ist, um:

• Die Identität und Rechte des Hinweisgebers oder anderer Personen zu schützen;
• Die Vertraulichkeit der Meldung zu wahren;
• Zu verhindern, dass die Untersuchung beeinträchtigt wird;
• Gesetzliche Verpflichtungen oder gerichtliche Entscheidungen zu erfüllen;
• Rechte in Verwaltungs-, Gerichts- oder Disziplinarverfahren auszuüben oder zu verteidigen.

Bei Fragen zum Schutz personenbezogener Daten können Sie sich an den Datenschutzbeauftragten unter der Adresse dpo@grupomiramar.pt wenden.

Die betroffene Person hat zudem das Recht, eine Beschwerde bei der Nationalen Datenschutzkommission (CNPD) unter www.cnpd.pt einzureichen.

9. Dokumentation

Für weitere Informationen können folgende Dokumente eingesehen werden:

• Plan zur Prävention von Korruptionsrisiken und verwandten Verstößen;
• Verhaltenskodex zur Prävention von Korruption und verwandten Verstößen sowie dessen Anhang zur Kenntnisnahme;
• Reglement des internen Meldekanals;
• Erklärung über das Nichtvorhandensein von Interessenkonflikten;
• Befangenheitserklärung.

Jede Bezeichnung muss den Link zum jeweils aktuell veröffentlichten PDF-Dokument beibehalten.

10. Reichen Sie Ihre Meldung ein

Sie können Ihre Meldung über das untenstehende Formular einreichen.

Die Angabe von Identität und Kontaktdaten ist freiwillig, sodass auch anonyme Meldungen möglich sind.

Wenn Sie eine Eingangsbestätigung erhalten, spätere Klarstellungen abgeben oder über die Folgemaßnahmen informiert werden möchten, sollten Sie eine E-Mail-Adresse oder einen anderen Kontaktweg angeben.

Bitte bestätigen Sie vor dem Absenden der Meldung, dass die gemachten Angaben nach Ihrem besten Wissen der Wahrheit entsprechen und Sie ernsthafte Gründe haben, an deren Richtigkeit zu glauben.

Letzte Aktualisierung: August 2026.