Politique de protection des lanceurs d’alerte

Le Groupe Miramar s’engage à promouvoir une culture d’intégrité, de transparence et de respect de la loi, en garantissant la protection des personnes qui signalent des infractions ou des soupçons fondés d’irrégularités obtenus dans un contexte professionnel.

Cette politique a été élaborée conformément à la loi n° 93/2021 du 20 décembre, qui établit le régime général de protection des lanceurs d’alerte, et au décret-loi n° 109-E/2021 du 9 décembre, dans sa rédaction actuelle, qui établit le régime général de prévention de la corruption.

Le canal de signalement est géré par Serafim Silva – Actividades Hoteleiras, SA, personne morale n° 502856564, dont le siège social est situé Rua Abel da Silva, n.º 36, Pederneira, 2450-060 Nazaré, et couvre les établissements suivants :

• Miramar Hotel Spa & Apartments ;
• Hotel Miramar Sul.

1. Quelles situations peuvent faire l’objet d’un signalement ?

Peuvent être communiqués des actes ou omissions déjà survenus, en cours ou susceptibles de se produire raisonnablement, ainsi que des tentatives de dissimulation, concernant notamment :

• La corruption, l’acceptation ou l’offre indeue d’avantages ;
• Le détournement de fonds, la prise illégale d’intérêts, l’extorsion, l’abus de pouvoir, la prévarication ou le trafic d’influence ;
• Le blanchiment de capitaux ou le financement du terrorisme ;
• Les marchés publics ;
• La sécurité et la conformité des produits ;
• La sécurité des transports ;
• La protection de l’environnement ;
• La sécurité sanitaire des aliments, la santé et le bien-être animal ;
• La santé publique ;
• La protection des consommateurs ;
• La protection de la vie privée et des données personnelles ;
• La sécurité des réseaux et des systèmes d’information ;
• Les intérêts financiers de l’Union européenne ;
• Les règles du marché intérieur, la concurrence, les aides d’État ou la fiscalité des entreprises ;
• La criminalité violente, particulièrement violente ou hautement organisée ;
• Les conflits d’intérêts, la fraude ou d’autres infractions couvertes par la législation applicable ;
• Les représailles liées à la présentation d’un signalement.

Le canal pourra également recevoir des communications relatives à des violations graves des politiques internes, du Code de conduite ou des principes éthiques du Groupe Miramar. L’application du régime légal de protection des lanceurs d’alerte dépendra toutefois du fait que la situation communiquée s’inscrive dans le cadre de la législation applicable.

Les signalements doivent se fonder sur des informations obtenues dans un cadre professionnel et sur des motifs sérieux et raisonnables de croire, au moment du signalement, que les faits communiqués sont vrais.

Le lanceur d’alerte n’a pas besoin de fournir une preuve définitive de l’infraction, mais doit fournir des informations suffisamment étayées pour permettre leur analyse.

2. Qui peut effectuer un signalement ?

Peuvent utiliser ce canal les personnes physiques ayant obtenu des informations dans le cadre d’une relation professionnelle actuelle, ancienne ou à venir avec le Groupe Miramar, notamment :

• Les employés et anciens employés ;
• Les candidats à un emploi et les personnes impliquées dans des processus de recrutement ou de négociation précontractuelle ;
• Les prestataires de services, contractants, sous-traitants et fournisseurs ;
• Les personnes agissant sous la supervision ou la direction de prestataires de services, contractants, sous-traitants ou fournisseurs ;
• Les actionnaires et membres des organes d’administration, de gestion, de contrôle ou de surveillance ;
• Les bénévoles et stagiaires, rémunérés ou non.

3. Comment présenter un signalement ?

Le signalement peut être effectué de manière nominative ou anonyme par les moyens suivants :

• Formulaire électronique : via le formulaire disponible au bas de cette page ;
• E-mail : denuncia@grupomiramar.pt ;
• Téléphone : 962 688 085 ;
• Courrier postal : Rua Abel da Silva, n.º 36, Pederneira, 2450-060 Nazaré, à l’attention du Responsable du canal de signalement, avec la mention extérieure « Confidentiel – Signalement » ;
• Rendez-vous en personne : sur demande envoyée à denuncia@grupomiramar.pt ou par téléphone au 962 688 085.

Pour permettre une analyse adéquate, le signalement doit, dans la mesure du possible, inclure :

• Une description claire et détaillée des faits ;
• Les dates et lieux pertinents ;
• L’identification des personnes ou entités impliquées ;
• La manière dont le lanceur d’alerte a eu connaissance des faits ;
• Des documents, messages, photographies ou autres éléments disponibles pouvant aider à analyser la situation.

Les signalements verbaux effectués par téléphone ou lors d’un rendez-vous en personne seront documentés par un enregistrement, sous réserve du consentement du lanceur d’alerte, ou par un procès-verbal ou une transcription fidèle. Le lanceur d’alerte aura la possibilité de vérifier, de rectifier et d’approuver le procès-verbal ou la transcription.

4. Anonymat et confidentialité

Le signalement peut être effectué de manière anonyme.

Lorsque le lanceur d’alerte choisit de s’identifier, son identité et les informations permettant de la déduire seront traitées de manière confidentielle et ne seront accessibles qu’aux personnes chargées de la réception et du suivi du signalement.

L’identité du lanceur d’alerte ne pourra être divulguée que si cette obligation découle d’une obligation légale ou d’une décision judiciaire. Dans la mesure où la loi le permet, le lanceur d’alerte sera préalablement informé de cette divulgation et des motifs qui la justifient.

L’obligation de confidentialité s’applique également à l’identité des personnes mentionnées dans le signalement et aux informations recueillies lors de son analyse.

Lorsqu’un signalement est anonyme y qu’aucun moyen de contact n’est fourni, il peut ne pas être possible de :

• Confirmer sa réception ;
• Demander des clarifications ou des informations complémentaires ;
• Communiquer les mesures adoptées ;
• Communiquer le résultat final de l’analyse.

5. Traitement et suivi du signalement

Dès réception du signalement, le Groupe Miramar :

• Accuse réception dans un délai maximal de sept jours, lorsqu’un moyen de contact est disponible ;
• Informe le lanceur d’alerte, de manière claire et accessible, des exigences et conditions de présentation d’un signalement externe ;
• Analyse les faits communiqués de manière indépendante, impartiale et confidentielle ;
• Peut demander des informations ou des clarifications complémentaires au lanceur d’alerte ;
• Adopte les mesures internes appropriées pour vérifier les allégations et, le cas échéant, mettre fin à l’infraction ;
• Peut procéder à l’ouverture d’une enquête interne ;
• Peut communiquer les faits aux autorités légalement compétentes ;
• Communique au lanceur d’alerte les mesures envisagées ou adoptées et leur justification dans un délai maximal de trois mois après la réception du signalement.

Le classement sans suite éventuel d’un signalement sera effectué par une décision motivée.

Le lanceur d’alerte peut demander à tout moment que lui soit communiqué le résultat de l’analyse effectuée. Cette information sera fournie dans un délai de 15 jours à compter de la clôture de la procédure, sans préjudice des devoirs de confidentialité et des limites légalement applicables.

6. Protection contre les représailles

Toute forme de représailles est interdite à l’encontre du lanceur d’alerte qui, de bonne foi et avec des motifs sérieux de croire que les informations sont vraies, présente un signalement selon les modalités légalement applicables.

Est considérée comme une représaille tout acte ou omission qui, directement ou indirectement, intervient dans un cadre professionnel, est motivé par le signalement et cause ou peut causer au lanceur d’alerte, de manière injustifiée, un préjudice patrimonial ou extrapatrimonial.

L’interdiction s’applique également aux menaces et tentatives de représailles.

La protection peut également bénéficier à :

• Toute personne qui aide le lanceur d’alerte de manière confidentielle ;
• Des collègues de travail ou des proches pouvant faire l’objet de représailles ;
• Des personnes morales ou entités détenues ou contrôlées par le lanceur d’alerte ;
• Des entités pour lesquelles travaille le lanceur d’alerte ou avec lesquelles il est professionnellement lié.

Toute personne se considérant victime de représailles liées à un signalement doit en informer immédiatement les responsables via le canal de signalement.

7. Signalement externe

Dans les cas prévus par la loi n° 93/2021, le lanceur d’alerte peut présenter un signalement externe auprès de l’autorité qui, selon ses attributions et compétences, doit ou peut connaître de la question concernée.

Parmi les autorités potentiellement compétentes figurent :

• Le Ministère Public ;
• Les organes de police criminelle ;
• Les autorités administratives indépendantes ;
• Les inspecions générales et entités assimilées ;
• Les établissements publics ;
• Les collectivités locales ;
• Les ordres et associations publics ;
• Le Mécanisme national anticorruption.

Le recours direct à un canal externe est admissible, notamment lorsque :

• Il n’existe pas de canal interne applicable ;
• Le canal interne n’accepte que les signalements d’employés et que le lanceur d’alerte n’a pas cette qualité ;
• Il existe des motifs raisonnables de croire que l’infraction ne peut pas être efficacement traitée ou résolue en interne ;
• Il existe un risque de représailles ;
• Un signalement interne a été effectué sans que des mesures aient été communiquées dans les délais légaux ;
• L’infraction constitue un crime ou une infraction administrative passible d’une amende supérieure à 50 000 euros.

Le choix de l’autorité externe doit prendre en considération la nature de l’infraction et les compétences légales attribuées à chaque entité.

8. Protection des données personnelles

Serafim Silva – Actividades Hoteleiras, SA est le responsable du traitement des données personnelles collectées via le canal de signalement.

Les données personnelles sont traitées pour :

• Recevoir et enregistrer les signalements ;
• Analyser et enquêter sur les faits communiqués ;
• Demander des clarifications et communiquer avec le lanceur d’alerte ;
• Adopter les mesures nécessaires pour prévenir, faire cesser ou sanctionner les infractions ;
• Respecter les obligations légales applicables ;
• Exercer ou défendre des droits dans le cadre de procédures administratives, judiciaires ou disciplinaires.

La base juridique principale du traitement est le respect des obligations légales prévues par la loi n° 93/2021 et le décret-loi n° 109-E/2021.

Lorsque des communications ne relevant pas directement de ces obligations légales sont analysées, le traitement peut être fondé sur l’intérêt légitime du Groupe Miramar à prévenir, détecter, enquêter et corriger les comportements illicites ou contraires à ses politiques internes.

Peuvent être traitées, si nécessaire :

• Les données d’identification et de contact ;
• Les informations relatives à la relation professionnelle ;
• La description des faits signalés ;
• L’identification des personnes impliquées ou mentionnées ;
• Les documents, messages, photographies, enregistrements et autres éléments fournis ;
• Les informations recueillies lors de l’analyse ou de l’enquête.

L’accès aux données est limité aux personnes autorisées à recevoir et à traiter les signalements.

Si nécessaire, les données pourront être communiquées :

• Aux autorités publiques légalement compétentes ;
• À des conseillers juridiques ;
• À des auditeurs ;
• À des experts ou prestataires de services nécessaires à l’enquête, soumis à des devoirs de confidentialité et de protection des données.

L’identité du lanceur d’alerte, ainsi que les informations permettant de la déduire, sont confidentielles et d’accès restreint aux personnes chargées de la réception et du suivi des signalements.

Les données personnelles manifestement non pertinentes pour le traitement du signalement ne seront pas conservées et seront supprimées dès que leur non-pertinence sera confirmée.

Les signalements et leurs enregistrements respectifs seront conservés pendant au moins cinq ans et, indépendamment de ce délai, pendant la durée des procédures judiciaires ou administratives liées au signalement.

Le titulaire des données peut demander, dans les conditions légalement applicables, l’accès, la rectification, l’effacement, la limitation ou l’opposition au traitement de ses données personnelles.

L’exercice de ces droits pourra être limité lorsque cela est nécessaire pour :

• Protéger l’identité et les droits du lanceur d’alerte ou d’autres personnes ;
• Préserver la confidentialité du signalement ;
• Empêcher que l’enquête ne soit compromise ;
• Respecter des obligations légales ou des décisions judiciaires ;
• Exercer ou défendre des droits dans le cadre de procédures administratives, judiciaires ou disciplinaires.

Pour toute question relative à la protection des données personnelles, vous pouvez contacter le délégué à la protection des données à l’adresse dpo@grupomiramar.pt.

Le titulaire des données a également le droit d’introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de Protection des Données (CNPD), via www.cnpd.pt.

9. Documentation

Pour plus d’informations, les documents suivants peuvent être consultés :

• Plan de prévention des risques de corruption et infractions assimilées ;
• Code de conduite pour la prévention de la corruption et infractions assimilées et son annexe d’accusé de prise de connaissance ;
• Règlement du canal interne de signalement ;
• Déclaration d’absence de conflit d’intérêts ;
• Déclaration d’empêchement.

Chaque désignation devra maintenir le lien vers le document PDF correspondant actuellement publié.

10. Soumettez votre signalement

Vous pouvez soumettre votre signalement via le formulaire ci-dessous.

L’identification et les coordonnées sont facultatives, ce qui permet l’envoi de signalements anonymes.

Si vous souhaitez recevoir un accusé de réception, fournir ultérieurement des précisions ou être informé du suivi du signalement, vous devez indiquer une adresse e-mail ou un autre moyen de contact.

Avant d’envoyer le signalement, veuillez confirmer que les informations fournies sont exactes au meilleur de vos connaissances et que vous disposez de motifs sérieux de croire à leur véracité.

Dernière mise à jour : août 2026.